La concertation, qu’elle intervienne dans le cadre d’un SAGE (Schéma d’Aménagement et de Gestion des Eaux), d’un PLUi-H ou HM (Plan Local d’Urbanisme intercommunal Habitat et Mobilités) ou d’un autre projet public, est une étape cruciale pour embarquer l’ensemble des parties prenantes dans les projets de développement et d’aménagement du territoire. Une communication adaptée, cohérente et efficace est essentielle pour mobiliser les citoyens le plus largement possible et faciliter les échanges entre les différents acteurs.
En effet, il peut s’avérer complexe de mobiliser les habitants sur ces sujets ou de toucher de nouvelles personnes : au-delà du dispositif de concertation, la communication joue un rôle important. Dans ce cadre, quatre grandes étapes sont primordiales pour assurer une communication fluide et adaptée : imaginer un univers graphique dédié au projet, s’appuyer sur des relais d’information, ne pas négliger la restitution et solliciter régulière les médias.
Créer un univers graphique dédié au projet de concertation
En dotant le projet d’une identité visuelle claire et identifiable pour l’ensemble des supports de communication, il devient plus facile pour le public de repérer et comprendre les enjeux. Cette identité peut inclure la création d’un logo, de pictogrammes et d’autres éléments visuels, renforçant la reconnaissance immédiate du projet. Une réflexion autour d’une base-line spécifique, comme « Cadre de vie, Habitat, Vie économique, Equipements… Parlons-en! » (visuel et logo ci-contre réalisé pour la concertation liée à l’élaboration du PLUiH de Saint-Quentin-en-Yvelines), peut aussi soutenir la communication en soulignant les thématiques centrales de la concertation.
En appliquant cette charte graphique sur tous les documents (affiches, flyers, site internet, réseaux sociaux, présentations PowerPoint), il est possible de créer des modèles types qui garantissent une cohérence visuelle à chaque étape. Cette homogénéité renforce la visibilité du projet, clarifie le message et aide à engager les parties prenantes
S’appuyer sur des relais d’information
S’appuyer sur des relais d’information est une stratégie à laquelle penser pour atteindre efficacement les citoyens dans le cadre d’une concertation. Les communes, les associations et autres partenaires locaux constituent des acteurs de proximité qui permettent de diffuser les informations au plus près des habitants. Leur rôle est d’autant plus crucial qu’ils possèdent une connaissance fine du terrain et des attentes locales, et peuvent ainsi relayer les messages de manière personnalisée.
Pour optimiser cette diffusion, il est notamment possible de leur fournir un kit de communication complet et structuré. Ce kit doit inclure des modèles de documents standards, tels que des communiqués de presse, des invitations, des comptes rendus, intégrant la charte graphique de la concertation. Des visuels prêts à l’emploi sont également indispensables pour s’adapter aux différents canaux de diffusion : réseaux sociaux, sites internet, bulletins municipaux ou autres supports utilisés par les relais.
Une fois les kits de communication créés, il est temps de former les acteurs à l’utilisation de ces derniers. Cela permet de s’assurer qu’ils maîtrisent les outils mis à leur disposition et qu’ils diffusent une information fiable, homogène et en phase avec les objectifs du projet.
Ne pas négliger la restitution
La phase de restitution est un moment crucial dans la communication d’une concertation, et la négliger pourrait créer de la frustration et de l’incompréhension chez les habitants. Cette étape permet de rendre compte des résultats de la concertation, de valoriser les contributions des citoyens et des acteurs impliqués, et d’expliquer les décisions prises à la suite des échanges.
En effet, la restitution permet de montrer que les avis et propositions recueillis ont été pris en considération et, le cas échéant, d’expliquer pourquoi certaines décisions ont été retenues ou non. Elle offre également l’occasion de rappeler les objectifs initiaux et de montrer les avancées concrètes réalisées grâce à la participation collective.
D’un point de vue communicationnel, cette phase doit être aussi soignée que celle de la consultation. Des outils de communication adaptés (rapports, infographies, synthèses) doivent être conçus pour transmettre les résultats de manière claire et accessible. Des formats variés – réunions publiques, documents diffusés sur les réseaux sociaux, newsletters – peuvent être utilisés pour toucher un maximum de personnes. Il est primordial de tenir informés directement les habitants ayant participé à la concertation, par mail ou courriel par exemple pour témoigner de l’importance de leur implication.
Négliger la communication lors de cette étape pourrait donner l’impression que la concertation n’a servi qu’à formaliser un processus sans réelle prise en compte des contributions, ce qui pourrait engendrer de la frustration et de la méfiance. Au contraire, une restitution bien menée valorise le travail collectif et renforce la légitimité des décisions prises. Elle permet aussi de clore le processus de manière formelle et d’ancrer une dynamique participative pour de futurs projets.
Mobiliser les médias tout au long de la concertation
En assurant une couverture médiatique continue, les médias jouent un rôle central dans la sensibilisation des citoyens et la visibilité du processus de concertation. Le public est informé des différentes étapes, des enjeux et est encouragé à participer. Pour maximiser cet impact, il est important d’identifier les médias locaux et de nouer des contacts réguliers avec les journalistes.
La planification des relations presse doit suivre une stratégie structurée : les communiqués de presse doivent être envoyés en amont de chaque phase importante de la concertation et les points presse organisés sur des temps forts uniquement. Ces rencontres sont l’occasion pour les élus et techniciens de répondre directement aux questions des journalistes.
En parallèle, la rédaction des communiqués de presse doit être soignée : clairs, informatifs et chartés graphiquement afin de garantir une cohérence visuelle. Ils doivent résumer de manière concise les avancées du projet, les prochaines étapes et l’importance de l’implication citoyenne. Pour intéresser davantage les journalistes, il est également pertinent de faire le lien avec des enjeux nationaux ou des actualités en cours. Cela permet de donner une dimension plus large à la concertation et d’attirer l’attention, d’une part des médias nationaux ou régionaux, et d’autre part des habitants qui sont la cible finale de ces communications.
